Mötesprotokoll

Mötesprotokoll för LP4 finns här.

Mötet i korthet

Motioner och propositioner

Mötet godkände samtliga motioner och propositioner med vissa ändringar.

• Utöka fanbärerIT med en ledamot
• Utöka profileringsbudget med 100kr
  • Även extrabudgeten för de som använder overaller eller arbetsbyxor höjdes med 100kr.
• Ge styrIT mandat att beställa kök
• Ge styrIT mandat att godkänna mrcITs verksamhetsplan
• Lägg till att snIT har kassör i reglementet
• Flytta inval av mrcIT till LP2
• Godkänna reglemente i helhet
• Godkänna stadga i helhet

Revision

Den interna revisionen såg bra ut, och NollKIT 18 samt digIT 18/19 blev ansvarsbefriade.

Verksomhetsplanering

Verksamhetsplaner och -budgetar blev godkända, med vissa förändringar. Större ändringar finns med nedan.

• armIT
• digIT
• styrIT (preliminär)
  • Öka sektionlokalsutvecklingsfond från 140 000 till 210 000kr.
  • Minska armIT kostnad från 196 610 kr till 115 110 kr.

Personval

Vi hade inval, och följande blev invalda.

• MRCIT
  • Ordförande - David Torbjörnsson
  • Kassör - Erik Bennerhed
  • Ledamot - Angela Pena Castro
• fanbärerIT
  • Ordförande - Maria Fornmark
  • Kassör - Camilla Söderlund
  • Ledamot - Simon Sundström
• styrIT
  • Ordförande - William Levén
  • Kassör - Erik Johnsson
  • Vice ordförande - Karl Wikström
  • Sekreterare - Vidar Magnusson
  • SAMO - Johannes Mattsson
  • Ledamot - Erik Magnusson
  • Ledamot - Li Rönning
  • Ledamot - Anders Bäckelie
• snIT
  • Ordförande - Linnea Johansson
  • Kassör - Pontus Lindblom
  • Vice ordförande - Arvid Runvik
  • Sekreterare - Anna Nilsson
  • Ledamot - Johan Wennerbeck
• frITid
  • Ordförande - Tina Samimian
  • Kassör - Einar Ingemarsson
  • Ledamot - Camilla Söderlund
  • Ledamot - Eric Carlsson
• Talman - Simon Sundström
• Valberedning
  • Ordförande - Tobias Lindgren
  • Ledamot - Johan Wennerbeck
  • Fyllnadsval sker på ordinarie sektionsmöte LP1. Är du intresserad får du mer än gärna ta kontakt med någon av de två ovan genom att till exempel mejla valberedningen@chalmers.it

Sammanfattning av mötet:

• Inval:
  • Ett nytt ArmIT och digIT valdes in.
  • MRCIT vakantsattes.
  • P.R.I.T. och sexIT hade var sitt fyllnadsval.
• Motionen om att ta stryka definitionen Personuppgiftsansvarig i reglementet bifölls.
• styrIT meddelade att man aktivt arbetar och kommit en bit med att få ett kök till sektionslokalen, men inte kan lova resultat.
• styrIT frågade sektionsmötet hur man ska tolka den ekonomiska policyn - specifikt begränsningen av 90kr per person för teambuilding med utökning med styrITs godkännande - där styrIT tog med sig att man inte ska vara lika sträng i framtiden.

Revision av ekonomi och datahantering gicks igenom, utan allvarliga brister.

Länk till mötesprotokollet.

Hej!
Nu börjar alldeles snart aspningen för både StyrIT och SnIT. Det hela börjar med en informationskväll 27:e mars vilket fungerar som kick off för både StyrITs och SnITs aspning. Sedan är följande tider värda att hålla koll på:

StyrITs aspning:
30:e mars - Middag och diskussionspass - Vi ses i Hubben 16.00
3:e april - Förberedelser för studentrösten tillsammans med SnIT
7:e april - Fångarna på EDIT
11:e april - Budget och verksamhetsplan
2:a maj - Grillkväll

SnITs aspning:
2:a april - Master och kursvalsmingel
3:e april - Förberedelser för studentrösten tillsammans med StyrIT
8:e april - Casekväll
11:e april - Pluggfrukost
6:e maj - Chillarr på JA

Mvh
StyrIT och SnIT

Då kör vi, mötet är på torsdag! Här har ni nu mötets dokument.
Tid: 28 februri kl. 18:15, mat serveras från ca 17.15 i Hubben.
Plats: HC4
Slack: #sektionsmöte

Nedan finns de flesta möteshandlingarna till mötet, och dessa kommer att kompletteras inför mötet.

Matanmälan

Gratis mat på mötet kan du som sektionsmedlem få genom att anmäla det här innan söndag 24 februari kl 23.59. Maten kommer att serveras i Hubben innan mötet . Matanmälan finns här.

Dagordning

Den preliminära dagordningen finns i sin helhet här. Uppdaterad med inval av inspektor (25 februari).

Motioner

Förslag från sektionens medlemmar kallas motioner, och om några sådana skickats in (sker minst 7 läsdagar innan mötet) så finns de här, liksom StyrITs svar på dem.

• Rättelse kring personuppgiftsansvarig
• Flyttande av inval för MRCIT

Propositioner

Förslag från StyrIT kallas propositioner.

Interpellationer

En fråga man vill att styrIT ska svara på.

Verksamhetsrapporter

• armIT
• digIT
• fanbärerIT
• frITid
• snIT
• NollKIT
• mrcIT
• P.R.I.T.
• sexIT
• styrIT - Tillagd 24 februari

Verksamhetsplanering

I början av sitt verksamhetsår behöver kommittéer förklara för sektionsmötet hur de tänkt genomföra året. Detta görs genom en plan och en tillhörande budget. Dessa finns nedan.

Verksamhetsplaner

• P.R.I.T.
• sexIT
• NollKIT

Budgetar

• P.R.I.T.
• sexIT
• NollKIT - uppdaterad 26 februari.

Datahanteringsrapport

Finns här.

Revision och ansvarsbefriande

Tidigare kommittéer måste uppvisa en verksamhetsberättelse och ekonomiskt resultat som stöds av sektionens revisorer för att anses ha avslutat sitt arbete.

Verksamhetsberättelser

• NollKIT
• sexIT

Ekonomiska berättelser

• NollKIT

Revisionsberättelse

Finns på denna länk.

Nomineringar

• Inspektor - tillagd 27 februari.
• Kommittéer - tillagd 27 februari.

Övrigt

Om något annat dokument har en medföljande bilaga finns de här.

• Fråga från styrIT om hur man vill att den ekonomiska policyn ska tolkas. - Tillagd 27 februri.

Sammanfattning av mötet

Vi fick nya NollKIT, P.R.I.T. samt sexIT.

Följande propositioner röstades igenom:

• Diverse förtydliganden i stadga och reglemente
• När räkenskaper och handlingar ska vara revisorer tillhanda
• Flytta valberedningens inval till LP4

Revision av ekonomi och datahantering gicks igenom, och allt ser antingen bra ut eller är påväg att åtgärdas.

Länk till protokollet

Mötesprotokollet i sin helhet finns här.

Då kör vi, mötet är på torsdag! Här har ni nu mötets dokument.
Tid: 13 december, kl. 18:00, mat serveras från ca 17.15.
Plats: HA1
Slack: #sektionsmöte

Dagordning

Mötet kommer handla om fyra propositioner som ska godkännas en andra gång då de rör stadga, samt inval av ny talman, sexIT, P.R.I.T. och NollKIT. Även revisionsberättelser och uppföljning från DPO kommer gås igenom.

Den preliminära dagordningen finns i sin helhet här.

Motioner

Förslag från sektionens medlemmar kallas motioner, och om några sådana skickats in (sker minst 7 läsdagar innan mötet) så finns de här, liksom StyrITs svar på dem.

• Finns inga.

Propositioner

Förslag från StyrIT kallas propositioner.
* Diverse förtydliganden i stadga och reglemente
* Flytta valberedningens inval till LP4
* Ta bort myndighetskrav för ansvarsposter - exklusive styrIT
* När räkenskaper och handlingar ska vara revisorer tillhanda

Interpellationer

En fråga man vill att styrIT ska svara på.
Marknadsföring av företag

Verksamhetsrapporter

• snIT
• NollKIT
• frITid
• digIT
• sexIT
• styrIT
• armIT
• fanbärerIT - upplagd 11 december.
• P.R.I.T. - upplagd 11 december.
• mrcIT - upplagd 12 december.

Uppföljningsrapport av DPO

Finns här.

Revision och ansvarsbefriande

Tidigare kommittéer måste uppvisa en verksamhetsberättelse och ekonomiskt resultat som stöds av sektionens revisorer för att anses ha avslutat sitt arbete.

Revisionsberättelse

Revisionsberättelse LP2

Bilagor

Om något annat dokument har en medföljande bilaga finns de här.

(Glöm inte av att gå på det extrainsatta sektionsmötet idag! HA1 Kl18.15.)

Mötets innehåll

Förslag på dagordning publiceras som vanligt på chalmers.it senast fem läsdagar innan mötet.

Inval till kommittéer

• NollKIT
• P.R.I.T.
• sexIT

Granskning av hantering av data på sektionen

Mötesregler och -guide

Vi i styrIT samt talman kommer försöka vara så pedagogiska vi kan med vad som händer på mötet, men det kan hända att vi missar något och i slutändan är det upp till varje sektionsmedlem att känna till vad som gäller på ett sektionsmöte.

Därför finns en handbok till sektionsmöten, vilken vi rekommenderar att läsa. Reglerna för ett sektionsmöte står även, och bestäms, i reglementet, på sida fem och framåt. Är något ändå oklart under sektionsmötet är det självklart okej att räcka upp handen och fråga.

Matanmälan

Gratis mat på mötet kan du som sektionsmedlem få genom att anmäla det här innan söndag 9 december kl 23.59. Maten kommer att serveras i Hubben innan mötet . Matanmälan finns här.

Skriv motioner!

Motioner som du vill lyfta skickas in till styrIT (styrit@chalmers.it) minst sju läsdagar innan mötet.

Frågor?

Tveka inte att kontakta styrIT om du undrar något eller tycker något är otydligt. Till exempel:

• Var finns facebooklänken? Här!

Välkomna!
styrIT genom Ludvig Ekman

Protokollet finns på denna länk. Vill du läsa tidigare mötesprotokoll eller andra dokument finns dessa att hittas på https://chalmers.it/documents .

Engelsk sammanfattning av protokollet finns på den engelska versionen av denna sida.

En kortare sammanfattning av mötet är:

• Vi godkände budgetar och versamhetsplaner för de kommiteer som står på innehållsförteckningen på första sidan
• Vi tog bort felaktigheter i stadga och reglemente om firmateckning för alla kommiteers ordförande och kassörer. Det är bara styrIT som ska skriva firmateckning då IT-sektionen är en firma.
• Vi gjorde lite mindre ändringar i reglemente, om hur lång tid våra lekmannadataskyddsombud förväntas sitta, och vi definerade mandatperioder för vissa kommiteer.

Då kör vi, mötet är på torsdag! Här har ni nu mötets dokument.
Tid: 11:e Oktober, kl. 18:15, mat serveras från ca 17.15.
Plats: HA1
Slack: #sektionsmöte

Dagordning

Interpellationer, motioner och propositioner flyttas till innan verksamhetsplaner och budgetar eftersom ArmIT har lagt en motion som påverkar budgeten.

Här kommer kanske inom ett par dagar stå en sammanfattning av dagordningen, tillsvidare finns endast dagordningen nedan:

Dagordning.

Verksamhetsrapporter

Verksamhetsrapporter beskriver verksamheten som kommittén har utfört sedan förra ordinare sektionsmöte.

• ArmIT
• digIT
• FanbärerIT
• frITid
• NollKIT
• MrcIT
• P.R.I.T.
• sexIT
• snIT
• StyrIT

Verksamhetsplaner och budgetar

Verksamhetsplanen tillsammans med budgeten beskriver en nypåstigen kommittés planer för sitt verksamhetsår.

Verksamhetsplaner

• FanbärerIT (tillagd 8 oktober)
• frITid
• snIT
• StyrIT

Budgetar

• FanbärerIT
• frITid
• snIT
• StyrIT (uppdaterad 8 oktober)

Motioner

Förslag från sektionens medlemmar kallas motioner, och om några sådana skickats in (sker minst 7 läsdagar innan mötet) så finns de här, liksom StyrITs svar på dem.

Ändring av ArmITs budget

• Motion om att godkänna ny budget för ArmIT
• Den föreslagna budgeten i sin helhet
• StyrITs yttrande

Förtydligande eller ändring av mandatperiod för digIT och armIT

• Motion om förtydligande av mandatperiod
• StyrITs yttrande

Motioner om rättelse i stadga och reglemente angående firmateckning

• Motion om ändring i stadga
• StyrITs yttrande
• Motion om ändring i reglemente
• StyrITs yttrande

Propositioner

Förslag från StyrIT kallas propositioner, men behandlas inte på något annat sätt förutom att styrelsen förstås inte har något ytterligare svar för dem.

• Ändring av lokalpolicy till följd av att HASen nu är förvaringsutrymme.
• Ändring av personuppgiftsombuds åtaganden. Dels förväntas man med ändringen sitta i ett år och inte två, och dels ansvarar man inte längre för strategier för datahantering.

Revision och ansvarsbefriande

Tidigare kommittéer måste uppvisa en verksamhetsberättelse och ekonomiskt resultat som stöds av sektionens revisorer för att anses ha avslutat sitt arbete.

Revisionsberättelse (tillagd 8 oktober)

Här finns revisionsberättelsen från 8 oktober. Tyvärr är inte all ekonomi för hela organisationen 17/18 bokförd, och därför kan inte revisorerna rekommendera att StyrIT ska bli ansvarsbefriade, vilket leder till att inga andra med ansvar för en kommitté frän denna period kan rekommenderas att bli det.

Detta problem kommer att tas upp på mötet, och sittande StyrIT arbetar mot en lösning.

Verksamhetsberättelser

• digIT
• fanbärerIT
• frITid
• NollKIT
• P.R.I.T.
• snIT
• StyrIT

Ekonomisk redovisning

• digIT 17 (uppdaterad 8 oktober)
• fanbärerIT 17/18
• frITid 17/18
• NollKITs kommer förhoppningsvis snart.
• P.R.I.T. 17
• snIT 17/18
• StyrIT 17/18

Bilagor

Om något annat dokument har en medföljande bilaga finns de här.

Läsårets första ordinarie sektionsmötet inträffar 11 oktober klockan 18:15 i HA1. Sektionsmötet är sektionens högst beslutande organ. Därför ser vi gärna att just du närvarar för att säga ditt om hur du vill att sektionen ska utvecklas, såväl studiemässigt som socialt.

Om du är osäker på hur ett sektionsmöte går till finns en nätt handbok här.

Preliminär dagordning.

MATANMÄLAN: Gratis mat på mötet kan du som sektionsmedlem få genom att anmäla det här innan söndagen 7 oktober kl 23.59. Maten kommer att serveras innan mötet i Hubben.

Motioner som ni vill lyfta skickas in till StyrIT (styrit@chalmers.it) minst sju läsdagar innan mötet (alltså senast 2/10). Kontakta StyrIT om ni har frågor.

Facebookevent.

Välkomna!